Catatan Customer
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Catatan Customer digunakan untuk menyimpan informasi tambahan tentang customer di TENTA.
Catatan ini membantu agent dan admin memahami kondisi customer sebelum membalas chat, melakukan follow up, atau menangani komplain.
Dengan catatan yang rapi, tim tidak perlu mengingat semua detail percakapan secara manual.
Kapan Digunakan
Section titled “Kapan Digunakan”Catatan Customer digunakan ketika ada informasi penting yang perlu disimpan untuk kebutuhan pelayanan berikutnya.
Gunakan catatan customer untuk:
- Menyimpan informasi internal tentang customer.
- Mencatat komplain atau kendala customer.
- Menandai customer yang perlu follow up.
- Mencatat kebutuhan khusus customer.
- Memberi konteks tambahan untuk agent lain.
Catatan ini bersifat membantu tim internal agar pelayanan lebih tepat dan tidak mengulang informasi yang sama.
Cara Menambahkan Catatan Customer
Section titled “Cara Menambahkan Catatan Customer”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Contacts atau CRM
Section titled “2. Buka Menu Contacts atau CRM”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Contacts atau CRM.
Cari customer yang ingin ditambahkan catatan.
3. Pilih Customer
Section titled “3. Pilih Customer”Klik nama customer yang ingin dibuka.
Pastikan customer yang dipilih sudah benar agar catatan tidak masuk ke data customer lain.
4. Buka Bagian Catatan
Section titled “4. Buka Bagian Catatan”Cari bagian Catatan, Notes, atau bagian sejenis pada detail customer.
Bagian ini digunakan untuk menulis informasi tambahan tentang customer.
5. Tulis Catatan
Section titled “5. Tulis Catatan”Tulis catatan dengan jelas dan singkat.
Contoh:
Customer tertarik dengan paket bulanan, minta dihubungi kembali hari Jumat.
Gunakan kalimat yang mudah dipahami oleh agent lain.
6. Simpan Catatan
Section titled “6. Simpan Catatan”Setelah catatan selesai ditulis, klik tombol Simpan.
Pastikan catatan berhasil tersimpan dan dapat dibaca kembali saat customer dihubungi.
Catatan Internal
Section titled “Catatan Internal”Catatan internal digunakan untuk menyimpan informasi yang hanya dibutuhkan oleh tim.
Contoh catatan internal:
- Customer lebih nyaman dihubungi melalui WhatsApp.
- Customer pernah bertanya tentang layanan tertentu.
- Customer perlu dibantu oleh admin senior.
- Customer sudah pernah ditawarkan paket tertentu.
Catatan internal membantu agent memahami konteks customer tanpa harus membaca semua riwayat percakapan dari awal.
Catatan Komplain
Section titled “Catatan Komplain”Catatan komplain digunakan untuk mencatat keluhan atau kendala yang pernah disampaikan customer.
Contoh catatan komplain:
- Customer komplain karena respon sebelumnya terlambat.
- Customer belum menerima informasi yang dijanjikan.
- Customer merasa layanan belum sesuai.
- Customer meminta pengecekan ulang dari admin.
Catatan komplain penting agar tim tidak mengabaikan masalah yang pernah terjadi.
Catatan Follow Up
Section titled “Catatan Follow Up”Catatan follow up digunakan untuk menandai customer yang perlu dihubungi kembali.
Contoh catatan follow up:
- Follow up besok pukul 10.00.
- Customer minta dikabari saat promo tersedia.
- Customer belum memberi keputusan.
- Customer minta dihubungi setelah jam kerja.
Catatan ini membantu agent menjaga tindak lanjut agar tidak terlupa.
Catatan Kebutuhan Customer
Section titled “Catatan Kebutuhan Customer”Catatan kebutuhan customer digunakan untuk mencatat minat, kebutuhan, atau preferensi customer.
Contoh:
- Customer mencari paket layanan hemat.
- Customer membutuhkan informasi harga terlebih dahulu.
- Customer ingin layanan yang bisa dijadwalkan minggu depan.
- Customer lebih suka penjelasan singkat dan langsung.
Dengan mencatat kebutuhan customer, tim dapat memberikan pelayanan yang lebih sesuai.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Customer menghubungi bisnis dan bertanya tentang layanan, tetapi belum mengambil keputusan.
Agent menambahkan catatan:
Customer tertarik layanan premium, minta follow up hari Senin setelah jam 13.00.
Saat hari Senin, agent lain dapat membaca catatan tersebut dan melakukan follow up dengan konteks yang jelas.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Tulis catatan dengan singkat dan jelas.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami tim.
- Jangan menulis catatan yang tidak relevan.
- Perbarui catatan jika kondisi customer berubah.
- Pastikan catatan tidak berisi informasi yang membingungkan agent lain.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Catatan Terlalu Panjang
Section titled “Catatan Terlalu Panjang”Ringkas catatan dan fokus pada informasi yang penting untuk pelayanan.
Catatan Tidak Jelas
Section titled “Catatan Tidak Jelas”Gunakan kalimat yang langsung menjelaskan kondisi customer.
Catatan Tidak Diperbarui
Section titled “Catatan Tidak Diperbarui”Perbarui catatan jika customer sudah di-follow up atau masalah sudah selesai.
Catatan Masuk ke Customer yang Salah
Section titled “Catatan Masuk ke Customer yang Salah”Cek kembali nama dan data customer sebelum menyimpan catatan.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami Catatan Customer, lanjutkan ke halaman berikutnya: