Mengenal Inbox

Ringkasan

Inbox adalah tempat untuk melihat dan mengelola pesan pelanggan yang masuk ke TENTA.

Pesan dari berbagai channel dapat masuk ke satu dashboard, sehingga tim tidak perlu membuka banyak aplikasi secara terpisah.

Melalui inbox, agent dapat membaca pesan, membalas pelanggan, melihat riwayat percakapan, dan memantau status chat yang sedang ditangani.

Fungsi Inbox

Inbox membantu tim mengelola percakapan pelanggan dengan lebih rapi.

Fungsi utama inbox antara lain:

Menampilkan pesan pelanggan yang masuk.
Mengumpulkan chat dari berbagai channel.
Membantu agent membaca riwayat percakapan.
Memudahkan tim membalas pesan pelanggan.
Membantu admin memantau chat yang sedang berjalan.
Menjaga agar percakapan pelanggan tidak tercecer.

Dengan inbox, proses pelayanan pelanggan menjadi lebih terpusat dan mudah dikontrol.

Pesan dari Banyak Channel dalam Satu Dashboard

TENTA mendukung konsep omnichannel. Artinya, pesan dari beberapa channel dapat masuk ke satu inbox.

Contoh channel yang dapat terhubung ke inbox:

WhatsApp.
Instagram DM.
Facebook Messenger.
Telegram.
Email.
Live Chat Website.

Walaupun pesan berasal dari channel yang berbeda, tim tetap dapat membacanya dari dashboard TENTA.

Hal ini membantu tim bekerja lebih cepat karena semua percakapan pelanggan berada di satu tempat.

Struktur Tampilan Inbox

Secara umum, inbox memiliki beberapa bagian utama.

1. Daftar Percakapan

Bagian ini menampilkan daftar chat pelanggan yang masuk.

Tim dapat memilih percakapan yang ingin dibuka dan melihat chat mana yang perlu segera ditangani.

2. Area Percakapan

Bagian ini menampilkan isi percakapan antara pelanggan dan bisnis.

Agent dapat membaca riwayat pesan sebelum memberikan balasan.

3. Kolom Balasan

Kolom balasan digunakan untuk menulis dan mengirim pesan kepada pelanggan.

Agent dapat mengetik balasan manual atau menggunakan template pesan jika tersedia.

4. Informasi Pelanggan

Bagian ini menampilkan informasi dasar pelanggan jika tersedia.

Contohnya nama pelanggan, channel asal, kontak, dan riwayat interaksi.

5. Status Chat

Status chat membantu tim mengetahui posisi percakapan.

Contoh status chat:

Baru.
Open.
Pending.
Assigned.
Unassigned.
Closed / Selesai.

Status ini membantu tim membedakan chat yang baru masuk, sedang ditangani, menunggu tindak lanjut, atau sudah selesai.

Contoh Penggunaan

Pelanggan mengirim pesan melalui WhatsApp untuk menanyakan layanan bisnis.

Pesan tersebut masuk ke inbox TENTA. Agent membuka inbox, memilih chat pelanggan, membaca pesan, lalu memberikan balasan.

Jika percakapan sudah selesai, agent dapat menandai chat sebagai selesai agar inbox tetap rapi.

Catatan Penting

Pastikan channel komunikasi sudah terhubung agar pesan dapat masuk ke inbox.
Baca riwayat percakapan sebelum membalas pelanggan.
Gunakan status chat agar percakapan lebih mudah dipantau.
Jangan menandai chat selesai jika masih ada pertanyaan atau follow up.
Pastikan setiap chat ditangani oleh agent yang sesuai.

Kendala yang Sering Terjadi

Pesan Tidak Muncul di Inbox

Cek apakah channel komunikasi sudah terhubung dan aktif.

Chat Belum Ditangani

Cek status chat dan pastikan percakapan sudah di-assign ke agent yang tepat.

Agent Tidak Bisa Membalas

Pastikan agent memiliki akses ke inbox dan percakapan tersebut.

Chat Sudah Selesai tetapi Masih Terbuka

Buka kembali percakapan, pastikan tidak ada tindak lanjut, lalu tandai chat sebagai selesai.

Langkah Selanjutnya

Setelah mengenal fungsi inbox, lanjutkan ke halaman berikutnya: