Menandai Chat Selesai
Ringkasan
Section titled “Ringkasan”Menandai chat selesai digunakan untuk menutup percakapan pelanggan yang sudah selesai ditangani.
Chat sebaiknya ditandai selesai jika kebutuhan pelanggan sudah terjawab, tidak ada tindak lanjut yang masih berjalan, dan percakapan sudah ditutup dengan baik.
Dengan menandai chat selesai, inbox menjadi lebih rapi dan tim lebih mudah fokus pada chat yang masih perlu ditangani.
Syarat Chat Ditutup
Section titled “Syarat Chat Ditutup”Chat dapat ditandai selesai jika:
- Pertanyaan pelanggan sudah dijawab.
- Pelanggan sudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
- Komplain sudah diarahkan atau ditangani.
- Tidak ada follow up yang masih menunggu.
- Tidak ada permintaan pelanggan yang belum diproses.
- Agent sudah memberikan penutup percakapan dengan baik.
Jangan menutup chat jika pelanggan masih menunggu jawaban, keputusan, atau pengecekan dari tim.
Cara Menandai Chat Selesai
Section titled “Cara Menandai Chat Selesai”1. Masuk ke Dashboard TENTA
Section titled “1. Masuk ke Dashboard TENTA”Buka dashboard TENTA melalui:
Masukkan email dan password akun TENTA Anda.
2. Buka Menu Inbox
Section titled “2. Buka Menu Inbox”Setelah masuk ke dashboard, buka menu Inbox.
Pilih percakapan pelanggan yang ingin ditandai selesai.
3. Baca Kembali Percakapan
Section titled “3. Baca Kembali Percakapan”Sebelum menutup chat, baca kembali riwayat percakapan.
Pastikan tidak ada pertanyaan, komplain, atau follow up yang masih belum dijawab.
4. Kirim Pesan Penutup Jika Diperlukan
Section titled “4. Kirim Pesan Penutup Jika Diperlukan”Jika percakapan sudah selesai, agent dapat mengirim pesan penutup kepada pelanggan.
Contoh:
Terima kasih sudah menghubungi kami. Jika ada pertanyaan lain, silakan hubungi kami kembali.
Pesan penutup membantu pelanggan memahami bahwa percakapan sudah selesai dengan baik.
5. Tandai Chat sebagai Selesai
Section titled “5. Tandai Chat sebagai Selesai”Klik tombol Selesai, Close, Closed, atau tombol sejenis yang tersedia di dashboard.
Setelah ditandai selesai, chat akan masuk ke status selesai atau tertutup.
6. Pastikan Status Chat Berubah
Section titled “6. Pastikan Status Chat Berubah”Cek kembali status percakapan.
Pastikan chat sudah berubah menjadi Closed / Selesai agar tidak tercampur dengan chat yang masih aktif.
Dampak Chat yang Sudah Selesai
Section titled “Dampak Chat yang Sudah Selesai”Chat yang sudah selesai akan dianggap tidak lagi membutuhkan penanganan aktif.
Dampaknya:
- Inbox menjadi lebih rapi.
- Agent lebih mudah fokus pada chat yang masih aktif.
- Admin dapat melihat percakapan mana yang sudah selesai.
- Riwayat chat tetap tersimpan.
- Chat dapat dibuka kembali jika diperlukan sesuai pengaturan yang tersedia.
Menandai chat selesai tidak berarti menghapus riwayat percakapan. Riwayat tetap dapat digunakan sebagai referensi jika pelanggan menghubungi kembali.
Contoh Penggunaan
Section titled “Contoh Penggunaan”Pelanggan bertanya tentang jam operasional bisnis.
Agent menjawab informasi jam operasional, lalu pelanggan menyampaikan terima kasih.
Agent mengirim pesan penutup, kemudian menandai chat sebagai Closed / Selesai.
Dengan begitu, percakapan tidak lagi muncul sebagai chat yang perlu ditangani.
Catatan Penting
Section titled “Catatan Penting”- Jangan menutup chat jika masih ada pertanyaan yang belum dijawab.
- Pastikan follow up sudah selesai sebelum menandai chat selesai.
- Gunakan pesan penutup agar percakapan terasa rapi.
- Cek kembali riwayat chat sebelum menutup percakapan.
- Chat yang selesai tetap dapat menjadi riwayat untuk referensi berikutnya.
Kendala yang Sering Terjadi
Section titled “Kendala yang Sering Terjadi”Chat Ditutup Terlalu Cepat
Section titled “Chat Ditutup Terlalu Cepat”Buka kembali percakapan jika masih ada pertanyaan atau tindak lanjut yang belum selesai.
Chat Sudah Selesai tetapi Masih Berstatus Open
Section titled “Chat Sudah Selesai tetapi Masih Berstatus Open”Ubah status chat menjadi Closed / Selesai setelah memastikan percakapan benar-benar selesai.
Agent Tidak Bisa Menutup Chat
Section titled “Agent Tidak Bisa Menutup Chat”Cek hak akses agent dan pastikan agent memiliki izin untuk mengubah status chat.
Pelanggan Menghubungi Kembali
Section titled “Pelanggan Menghubungi Kembali”Buka riwayat percakapan sebelumnya agar agent memahami konteks sebelum membalas.
Langkah Selanjutnya
Section titled “Langkah Selanjutnya”Setelah memahami cara menandai chat selesai, lanjutkan ke halaman berikutnya: